Aprobación, Planificación y gestión del proyecto:
- El proyecto de desarrollo debe estar aprobado, definido y planificado formalmente
- Debe existir una orden de aprobación del proyecto que defina claramente los objetivos, restricciones y las unidades afectadas.
- El proyecto debe ser catalogado y, en función de sus características, se debe determinar el modelo de ciclo de vida que seguirá.
- El proyecto se debe gestionar de forma que se consignan los mejores resultados posibles teniendo en cuenta las restricciones de tiempo y recurso.
- Debe existir un control de cambios a lo largo del proyecto
- Se debe controlar que se siguen las etapas del ciclo de vida adoptado para el proyecto y que se generan todos los documentos asociados a la metodología usada.
Auditoria en diferentes fases
Auditoria en la fase de análisis
El análisis es la etapa en la cual se realiza el estudio o examen previo al inicio de la Auditoría con el propósito de conocer en detalle las características de la entidad a auditar para tener los elementos necesarios que permitan un adecuado planeamiento del trabajo a realizar y dirigirlo hacia las cuestiones que resulten de mayor interés de acuerdo con los objetivos previstos.
Los resultados del análisis permiten, además, hacer la selección y las adecuaciones a la metodología y programas a utilizar; así como determinar la importancia de las materias que se habrán de examinar.
También posibilita valorar el grado de fiabilidad del control interno (contable y Administrativo) lo que asegura que la Auditoria habrá de realizarse con su debida calidad, economía, eficiencia y eficacia; propiciando, en buena medida, el éxito de su ejecución.
En la entidad se deben efectuar entrevistas con los principales dirigentes con el propósito de explicarles el objetivo de la Auditoría, y conocer o actualizar en detalle los datos en cuanto a estructura, cantidad de dependencia, desenvolvimiento de la actividad que desarrolla, flujo de la producción o de los servicios que presta y, otros antecedentes imprescindibles para un adecuado planeamiento del trabajo a ejecutar.
Auditoria en la fase de diseño
El trabajo fundamental
en esta etapa es el definir la estrategia que se debe seguir en la Auditoría a
acometer.
Partiendo de los objetivos y alcance previstos para la Auditoría y considerando toda la información obtenida y conocimientos adquiridos sobre la entidad en la etapa de análisis, el jefe de grupo procede a planear las tareas a desarrollar y comprobaciones necesarias para alcanzar los objetivos de la Auditoría.
- Después de que se ha determinado el tiempo a emplear en la ejecución de cada comprobación o verificación, se procede a elaborar el plan global o general de la Auditoría, el que se debe recoger en un documento que contenga como mínimo:
- Definición de los temas y las tareas a ejecutar.
- Nombre del o los especialistas que intervendrán en cada una de ellas.
- Fecha prevista de inicio y terminación de cada tarea. Se considera desde la exploración hasta la conclusión del trabajo.
Igualmente se
confecciona el plan de trabajo individual de cada especialista, considerando
como mínimo:
- Nombre del especialista.
- Definición de los temas y cada una de las tareas a ejecutar.
- Fecha de inicio y terminación de cada tarea.
Según criterio del jefe
de grupo, tanto el plan general de la Auditoría, como el individual de cada
especialista, pueden incluirse en un solo documento en atención al número de
tareas a ejecutar, cantidad de especialistas subordinados, etc.
Auditoria en la fase de construcción
El propósito esencial
de la construcción es asegurar el cumplimiento de los objetivos de la Auditoría
y la calidad razonable del trabajo. Una construcción y un control adecuados de
la Auditoría son necesarios en todos los casos y en todas las etapas del
trabajo, desde la exploración hasta la emisión del informe y su análisis con
los factores de la entidad auditada.
Asimismo, debe garantizar el cumplimiento de las Normas de Auditoría y que el informe final refleje correctamente los resultados de las comprobaciones, verificaciones e investigaciones realizadas.
Una construcción adecuada debe asegurar que:
- Todos los miembros del grupo de Auditoría han comprendido, de forma clara y satisfactoria, el plan de Auditoría, y que no tienen impedimentos personales que limiten su participación en el trabajo.
- La Auditoría se ejecuta de acuerdo con las normas de Auditoría y las prácticas generalmente aceptadas para esta actividad.
- Se sigue el plan de Auditoría elaborado al efecto y se aplican los procedimientos previstos, considerando las modificaciones autorizadas.
- Los papeles de trabajo contengan evidencias que sustenten correctamente los señalamientos en el informe final.
- La construcción tiene normalmente dos niveles de ejecución: el que corresponde al que se realiza sistemáticamente por el jefe de grupo y el que acomete el funcionario del Ministerio designado como supervisor.
Auditoria en la fase de implantación
El propósito fundamental
de esta etapa es recopilar las pruebas que sustenten las opiniones del auditor
en cuanto al trabajo realizado, es la fase, por decir de alguna manera, del
trabajo de campo, esta depende grandemente del grado de profundidad con que se
hayan realizado las dos etapas anteriores, en esta se elaboran los Papeles de
Trabajo y las hojas de nota, instrumentos que respaldan excepcionalmente la
opinión del auditor actuante.
